تحسن
أدوات لمساعدتك على تحسين العملية لزيادة الأداء
رسم خريطة الحل
خريطة الحلول أداة عملية لتوليد الأفكار، وحل المشكلات، ومشاركة المعرفة، وعمليات القيمة والاستراتيجية. إنها أداة مرنة تدعم عملية تُختبر فيها الأفكار والمشكلات والمعضلات وتُحل وتُناقش من خلال إشراك أصحاب المصلحة المعنيين.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
كيفية حل مشاكلك بصريًا باستخدام خريطة الحل
فيديوهات تعليمية:
خريطة ذهنية
تعتبر الخرائط الذهنية تقنية قوية تساعدك على تطوير الأفكار والمعلومات وتنظيمها بصريًا، ومعرفة كيفية ترابط كل شيء مع بعضه البعض.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
فيديوهات تعليمية:
تقنية القبعات الست للتفكير
القبعات الست للتفكير هي طريقة لفهم واستكشاف أنواع مختلفة من التفكير، من خلال مساعدتك على النظر إلى المشكلة بست طرق مختلفة مع تشجيع وجهات نظر مختلفة على المشاركة والرؤية والمناقشة كجزء من عملية صنع القرار.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- قم بتسهيل المحادثة (ارتداء القبعة الزرقاء) واطلب من فريقك تبادل الأفكار المختلفة داخل كل قبعة.
- القبعة البيضاء: عرض الحقائق المتعلقة بالمشكلة.
- القبعة الخضراء: توليد أفكار حول كيفية حل المشكلة.
- القبعة الصفراء: قم بتقييم الأفكار من خلال سرد فوائدها.
- القبعة السوداء: تقييم الأفكار من خلال سرد عيوبها.
- القبعة الحمراء: الحصول على مشاعر الجميع حول البدائل.
- القبعة الزرقاء: تلخيص المناقشة والاتفاق على الاستنتاجات (الميسر).
- قم بمراجعة الردود وابحث عن الموضوعات المشتركة التي يمكن تجميعها معًا.
- اطلب من أعضاء فريقك التصويت على أفضل ثلاثة إلى خمسة أفكار يرغبون في مناقشتها بشكل أكبر
فيديوهات تعليمية:
5S
5S هي طريقة لتنظيم مكان العمل تعتمد على قائمة من خمس كلمات تبدأ بحرف S. وترمز هذه الكلمات إلى "الترتيب"، و"التنظيم"، و"التألق"، و"التوحيد"، و"الاستدامة". والهدف هو تحسين الكفاءة والحد من الهدر.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- الفرز/التبسيط: قم بالمرور على المنطقة التي ستقوم بتنفيذ 5S عليها وقم بإزالة كل الفوضى أو العناصر التي نادرًا ما تستخدمها.
- الترتيب: حدّد مواقع الأدوات والمواد الداعمة للعملية. يجب أن تكون هذه المواقع مرتبة ترتيبًا منطقيًا وفي أماكن يسهل على الجميع الوصول إليها.
- تلميع: تنظيف وتعقيم مكان العمل.
- التوحيد: إنشاء عمليات للحفاظ على المناطق خالية من الفوضى ونظيفة، مثل جدول التنظيف أو الصيانة المنتظم للمساعدة في الصيانة.
- الاستدامة: اجعل 5S جزءًا منتظمًا من العملية من خلال تكوين عادات لتنفيذ 4S الأولى بشكل مستمر.
فيديوهات تعليمية:
Poka-Yoke (تدقيق الأخطاء)
بوكا يوكي مصطلح ياباني يعني "منع الأخطاء" أو "منع الأخطاء غير المقصودة". بوكا يوكي هي أي آلية في عملية ما تساعد على تجنب الأخطاء والعيوب من خلال منع الأخطاء البشرية أو تصحيحها أو لفت الانتباه إليها فور حدوثها.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- قم بعزل العملية أو المنتج الذي تريد تحسينه.
- قم بإجراء تحليل 5 لماذا أو استخدم تقنية حل المشكلات A3 لفهم سبب فشل العملية أو احتمال فشلها.
- اختر بين اتباع نهج الإغلاق (أي أن العملية تتوقف إذا تم تفويت مرحلة ما) أو نهج قائم على الاهتمام (أي عندما يصدر صوت تنبيه أو تحذير).
- بعد ذلك، حسّن نهجك. حدد ما إذا كان الاتصال (مثل الكشف بناءً على السمات المادية)، أو العدد الثابت (مثل التحذيرات والتنبيهات)، أو طريقة التسلسل (مثل إيقاف المشروع في حال تفويت مرحلة)، هو الأفضل، وذلك حسب هدفك.
- اختبره لمعرفة ما إذا كان يعمل.
- تأكد من أن لديك الأدوات وقوائم المراجعة الصحيحة لمتابعة العملية باستمرار.
- قم بتدريب فريقك على متابعة العملية واستخدام الأدوات اللازمة.
- مراجعة الأداء وتحسينه بشكل أكبر إذا لزم الأمر.
فيديوهات تعليمية:
كيزن
كايزن هي استراتيجية يتعاون فيها الموظفون على كافة مستويات الشركة معًا بشكل استباقي لتحقيق تحسينات منتظمة ومتزايدة في عملية الأعمال.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- حدد الأهداف وقم بتوفير أي خلفية ضرورية.
- مراجعة الحالة الحالية ووضع خطة للتحسينات.
- تنفيذ التحسينات.
- قم بمراجعة وإصلاح ما لا يعمل.
- إعداد تقرير بالنتائج وتحديد أي بنود متابعة.
فيديوهات تعليمية:
مخطط جانت
مخطط جانت هو مخطط شريطي مفيد يوضح جدول المشروع، لعرض الأنشطة أو المهام أو الأحداث على مدار الوقت. يتيح هذا المخطط لفرق المشروع معرفة طبيعة الأنشطة، وموعد بدء وانتهاء كل نشاط (وكذلك المشروع نفسه)، ومدة كل نشاط.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- قم بمراجعة خط الأساس للنطاق (بيان النطاق، وهيكل تقسيم العمل (WBS)، وقاموس WBS) الذي يشمل 100% من نطاق المشروع.
- قم بتقسيم كل هيكل تقسيم العمل إلى أنشطة وحدد المعالم والمواعيد النهائية المهمة.
- قم بترتيب الأنشطة بالترتيب الصحيح مع تحديد العلاقات الصحيحة بين كل نشاط.
- تقدير الموارد (أي العمالة والمواد والمعدات).
- قم بتقدير مدة (البداية والنهاية) لكل نشاط.
- تطوير الجدول الزمني!
فيديوهات تعليمية:
تحليل مجال القوى
تحليل مجال القوة هو أداة لاتخاذ القرارات تستخدمها المؤسسات لتحديد أهمية وتأثير عوامل مختلفة قبل تطبيق التغييرات في عمليات الأعمال. بعد تحديد الأهداف والغايات، تساعد هذه الطريقة على تحديد القيم المقابلة للقوى الدافعة للتغيير والقوى المعارضة له.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- حدد هدف مشروع التغيير الخاص بك.
- قم بتحديد وإدراج جميع القوى الدافعة للتغيير التي ستدعم النتائج المتوقعة التي ترغب فيها، بما في ذلك القوى الداخلية والخارجية.
- حدد واذكر القوى أو العوامل التي تعيق التغيير والتي ستصعّب عليك تحقيق النتائج المرجوة. يمكن أن تكون هذه القوى أو العوامل داخلية وخارجية.
- خصص لكل قوة درجة تأثير. على سبيل المثال، يُساعد تحديد الدرجة من واحد (الأضعف) إلى خمسة (الأقوى) في تحديد القوى الأكثر تأثيرًا.
- اقترح حلاً للتأثير إيجابياً على القوى. قوِّ قوى الدفع لديك، وأضعف قوى الكبح لديك!
فيديوهات تعليمية:
القصة المصورة
كما أن القصص المصورة مفيدة أيضًا في بناء وحدة المجموعة والاتفاق، والفرق التي تستخدمها تميل إلى إيجاد سهولة أكبر في اتخاذ القرارات.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- اكتب الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتحقيق هدفك أو ما تحاول تحقيقه.
- ضع خطواتك بالترتيب.
- إنشاء لوحة قصصية فرعية للخطوات الأكثر تعقيدًا في العمل.
- مع وضع كل خطوة في لوحة القصة الخاصة بك، شجع فريقك على البحث عن "ثغرات" أو مشكلات في العملية.
فيديوهات تعليمية:
خطة الاتصالات
خطة التواصل هي استراتيجية تُستخدم أثناء تنفيذ المشاريع للوصول إلى الجمهور المستهدف وتزويده بالمعلومات المهمة التي قد تؤثر عليه أو لا تؤثر. تُحدد هذه الخطة الرسالة الرئيسية المراد إيصالها، والجمهور المستهدف، واستراتيجية لكيفية إيصال رسالتك إلى الجمهور المحدد.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- حدد احتياجاتك في مجال الاتصال.
- حدد أهداف التواصل لفريقك.
- تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين والعملاء وأعضاء الفريق.
- إنشاء جدول اتصال للمشروع يحدد من سيتم التواصل معه، ومتى، وبأي طريقة، ومن قبل من.