حدد
أدوات لمساعدتك في تحديد فرصة التحسين
ميثاق المشروع
ميثاق المشروع وثيقة داخلية أساسية تصف نطاق المشروع والمشاركين فيه وأهدافه. ويتضمن قائمة واضحة بالمسؤوليات والأدوار والجهات المعنية. ويُعدّ عادةً في بداية دورة حياة المشروع، ويُستخدم كمرجع طوال مراحل تطويره.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- اختر اسم المشروع.
- تحديد الغرض والهدف والغرض ومواصفات المشروع.
- وضع الميزانية.
- تحديد النواتج.
- تقييم النطاق والمخاطر.
- إنشاء إطار زمني أو معالم.
- قم بإدراج أصحاب المصلحة الرئيسيين.
- قم بتخطيط أدوار ومسؤوليات فريقك.
لمعرفة المزيد عن كيفية كتابة ميثاق مشروع ناجح
فيديوهات تعليمية:
خريطة العملية/مخطط التدفق
تُحدد خرائط العمليات أو مخططات التدفق بصريًا التدفق الفعلي أو تسلسل الأحداث في العملية. فهي تُمكّن الفريق من رؤية التعقيدات غير المتوقعة، ومجالات المشاكل، والتكرار أو الحلقات غير الضرورية، وتحديد فرص التحسين للمساعدة في تحسين الأداء.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
تعد برامج Visio وMural وExcel مجرد أمثلة قليلة للبرامج التي توفر قوالب جيدة لرسم خرائط العمليات ومخططات التدفق.
- قم بتحديد العملية التي تريد تصورها.
- حدد نقاط البداية والنهاية لعملك.
- حدد كيفية عمل العملية، واستخدم الأشكال لتحديد الأجزاء الرئيسية للعملية.
- قم بربط الأشكال لإظهار تدفق العمل.
- حدد مجال التحسين وحدد أولويات الخطوات التالية وعناصر العمل.
فيديوهات تعليمية:
تحليل اسهم الملاك
تحليل أصحاب المصلحة هو عملية تحديد أي شخص سيتأثر بالمشروع، قبل بدء المشروع؛ وتجميعهم وفقًا لمستويات مشاركتهم واهتمامهم وتأثيرهم في المشروع؛ وتحديد أفضل السبل لإشراك كل من مجموعات أصحاب المصلحة هذه والتواصل معهم طوال الوقت.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- حدد أصحاب المصلحة من خلال إنشاء قائمة بجميع أصحاب المصلحة المحتملين.
- قم بإعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة لديك من خلال تصنيفهم حسب قوتهم واهتمامهم بعملياتك.
- افهم أصحاب المصلحة لديك من خلال معرفة آرائهم تجاه مشروع أو عمل تجاري. يمكنك طرح أسئلة على نفسك أو فريقك أو أصحاب المصلحة.
- إنشاء مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة.
احصل على قوالب تحليل أصحاب المصلحة المجانية لـ Word وExcel وPowerPoint وPDF
فيديوهات تعليمية:
سيبوك
SIPOC هو اختصارٌ لـ "الموردين، والمدخلات، والعمليات، والمخرجات، والعملاء". يُستخدم لتحديد عناصر العملية، ويمكن أن يُساعد في تحديد هيكل ونطاق نظام عمل مُعقّد.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- اختر عملية: حدد العملية التي تريد تصورها باستخدام مخطط SIPOC الخاص بك.
- حدد العملية: بدلاً من إكمال مخطط SIPOC الخاص بك بالترتيب، فمن الأسهل غالبًا البدء بقسم "P" وتحديد عمليتك أولاً.
- أدرج المخرجات: O
- تحديد العملاء: ج
- أدرج المدخلات: أنا
- تحديد الموردين: س
تعرف على 7 خطوات لإنشاء مخطط SIPOC في Six Sigma
فيديوهات تعليمية:
صوت العميل
يمكن تعريف صوت العميل (VOC) بأنه احتياجات العميل ورغباته وتوقعاته، المعلنة وغير المعلنة. ويشمل ذلك العملاء الخارجيين والداخليين. ويمكن استخدامه لتحديد احتياجات العملاء ومشاكلهم، بالإضافة إلى احتياجات العمل.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
تقنيات المركبات العضوية المتطايرة الشائعة هي:
- مقابلات العملاء
- مكالمات التشاور
- استطلاعات رأي العملاء أو أصحاب المصلحة عبر الإنترنت
- الدردشة الحية
- اراء العملاء
- الاستطلاعات الشخصية
- مجموعات التركيز
- رسائل البريد الإلكتروني
- نماذج التعليقات المخصصة
فيديوهات تعليمية:
راسي
RASCI هو اختصار مشتق من المعايير الخمسة الرئيسية المستخدمة عادةً: المسؤول، والمحاسب، والداعم، والمستشار، والمُبلغ.
يساعدك هذا الإطار على تتبع الأدوار والمهام المختلفة اللازمة لإنجاز مشروع أو مهمة أو عملية. يستخدم مديرو المشاريع هذا الإطار لتحديد المسؤوليات وتحديد كيفية تأثير كل عضو في الفريق على النتيجة النهائية.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- تحديد الأهداف والأولويات الشاملة للمشروع.
- قم بتقسيم الأهداف الكبيرة إلى أهداف ومهام أصغر.
- قم بإدراج جميع المهام حسب الترتيب الزمني.
- تحديد الفرق أو الأقسام أو الأفراد الذين سيشاركون في أي مرحلة من مراحل المشروع.
فيديوهات تعليمية:
مخطط التقارب
يُعد مخطط التقارب أداة عمل تُستخدم لتنظيم الأفكار والبيانات ويُستخدم عادةً أثناء جلسات العصف الذهني لتوليد الأفكار.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- نقل الأفكار إلى الملاحظات اللاصقة.
- تصنيف الأفكار إلى مواضيع.
- عناوين المجموعات حسب الموضوع.
- تطوير الحلول.
تعرف على مخططات التقارب و تنظيم المعلومات والأفكار في موضوعات مشتركة
فيديوهات تعليمية:
مصفوفة تقييم المخاطر
تساعد مصفوفة تقييم المخاطر الفرق على توقع المشكلات المحتملة التي قد تنشأ أثناء تنفيذ مشروع أو جهود التحسين المستمر، مما يُمكّنهم من التخطيط بفعالية لكيفية التغلب عليها في حال حدوثها. تقيس مصفوفة تقييم المخاطر المخاطر المحتملة بناءً على احتمالية حدوثها، وعواقبها (أو آثارها) على المشروع في حال حدوثها.
كيفية استخدامه والموارد المفيدة:
- حدد المخاطر المرتبطة بمشروعك.
- قم بتعريف وتحديد معايير المخاطرة لمشروعك.
- قم بتحليل المخاطر التي حددتها.
- حدد أولويات المخاطر وقم بإعداد خطة عمل في حالة ظهورها أثناء مشروعك.
التعلم عن كيفية استخدام مصفوفة تقييم المخاطر مع القالب