Definición
Herramientas para ayudarle a definir la oportunidad de mejora
Carta del Proyecto
El acta de constitución del proyecto es un documento interno clave que describe el alcance, los participantes y los objetivos de un proyecto. Contiene una lista clara de responsabilidades, roles y partes interesadas. Generalmente se desarrolla al inicio del ciclo de vida de un proyecto y se utiliza como punto de referencia durante su desarrollo.
Cómo usarlo y recursos útiles:
- Elija un nombre para el proyecto.
- Identifique el propósito, objetivo, meta y especificaciones del proyecto.
- Establecer un presupuesto.
- Definir entregables.
- Evaluar el alcance y los riesgos.
- Crea un marco de tiempo o hitos.
- Enumere las partes interesadas clave.
- Establezca los roles y responsabilidades de su equipo.
Obtenga más información sobre Cómo redactar una carta de proyecto ganadora
Videos instructivos:
Mapa de procesos/diagrama de flujo
Los mapas de procesos o diagramas de flujo identifican visualmente el flujo o la secuencia real de eventos de un proceso. Permiten al equipo detectar complejidades inesperadas, áreas problemáticas, redundancias o bucles innecesarios, e identificar oportunidades de mejora para optimizar el rendimiento.
Cómo usarlo y recursos útiles:
Visio, Mural y Excel son solo algunos ejemplos de software que ofrecen buenas plantillas para mapeo de procesos y diagramas de flujo.
- Define el proceso que quieres visualizar.
- Determine los puntos de inicio y final de su proceso.
- Determine cómo funciona el proceso y utilice formas para identificar partes clave del proceso.
- Conecte las formas para mostrar el flujo de trabajo.
- Identifique áreas de mejora y priorice los próximos pasos y elementos de acción.
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Analisis de los interesados
Un análisis de las partes interesadas es un proceso para identificar a todas las personas que se verán afectadas por el proyecto, antes de que este comience; agruparlas según sus niveles de participación, interés e influencia en el proyecto; y determinar la mejor manera de involucrar y comunicar a cada uno de estos grupos de partes interesadas en todo momento.
Cómo usarlo y recursos útiles:
- Identifique a las partes interesadas creando una lista de todas las partes interesadas potenciales.
- Priorice a sus partes interesadas categorizándolas por su poder e interés en sus operaciones.
- Comprenda a sus partes interesadas averiguando qué opinan sobre una empresa o un proyecto. Puede plantearse preguntas a sí mismo, a su equipo o a las partes interesadas.
- Crear una matriz de análisis de partes interesadas.
Obtenga plantillas gratuitas de análisis de partes interesadas para Word, Excel, PowerPoint y PDF
Videos instructivos:
- ¿Qué es un análisis de partes interesadas?
- Registro de partes interesadas y red de interés eléctrico
SIPOC
SIPOC es un acrónimo que significa Proveedores, Insumos, Procesos, Productos y Clientes. Se utiliza para describir los elementos de un proceso y puede ayudar a respaldar la definición, la estructura y el alcance de un sistema de trabajo complejo.
Cómo usarlo y recursos útiles:
- Elija un proceso: seleccione el proceso que desea visualizar con su diagrama SIPOC.
- Define el proceso: en lugar de completar tu diagrama SIPOC en orden, a menudo es más fácil comenzar con la sección “P” y definir tu proceso primero.
- Enumere las salidas: O
- Identificar a los clientes: C
- Enumere las entradas: I
- Identificar proveedores: S
Obtenga más información sobre los 7 pasos para crear un diagrama SIPOC en Six Sigma
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Voz del cliente
La voz del cliente (VOC) se define como las necesidades, deseos y expectativas del cliente, tanto explícitas como implícitas. Esto incluye tanto a clientes externos como internos. Se utiliza para identificar las necesidades y problemas del cliente, así como las necesidades del negocio.
Cómo usarlo y recursos útiles:
Las técnicas comunes de VOC son:
- Entrevistas a clientes
- Llamadas de consulta
- Encuestas en línea a clientes o partes interesadas
- Chat en vivo
- Customer reviews
- Encuestas en persona
- Focus group
- Emails
- Formularios de comentarios dedicados
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RASCI
RASCI es un acrónimo derivado de los cinco criterios clave más comúnmente utilizados: Responsable, Responsable, Apoyador, Consultado e Informado.
Le ayuda a realizar un seguimiento de los diferentes roles y tareas necesarios para completar un proyecto, tarea o proceso. Los gerentes de proyecto utilizan este marco para asignar responsabilidades y determinar cómo cada miembro del equipo puede influir en el resultado final.
Cómo usarlo y recursos útiles:
- Determinar los objetivos y prioridades generales del proyecto.
- Divida los objetivos más grandes en objetivos y tareas más pequeños.
- Enumere todas las tareas en orden cronológico.
- Determinar los equipos, departamentos o personas que estarán involucrados en cualquier etapa del proyecto.
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Diagrama de afinidad
El diagrama de afinidad es una herramienta empresarial que se utiliza para organizar ideas y datos y se utiliza comúnmente durante sesiones de lluvia de ideas para generar ideas.
Cómo usarlo y recursos útiles:
- Transfiere ideas a notas adhesivas.
- Ordenar las ideas por temas.
- Título Grupos por tema.
- Desarrollar soluciones.
Aprenda sobre los diagramas de afinidad y Organizar la información y las ideas en temas comunes
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Matriz de evaluación de riesgos
Una matriz de evaluación de riesgos ayuda a los equipos a anticipar posibles problemas que puedan surgir durante la implementación de un proyecto o una iniciativa de mejora continua, de modo que puedan planificar eficazmente cómo superarlos en caso de que surjan. La matriz de evaluación de riesgos mide los riesgos potenciales según la probabilidad de que ocurran y su consecuencia (o impacto) en el proyecto.
Cómo usarlo y recursos útiles:
- Identifique los riesgos relacionados con su proyecto.
- Defina y determine los criterios de riesgo para su proyecto.
- Analice los riesgos que ha identificado.
- Priorice los riesgos y haga un plan de acción en caso de que surjan durante su proyecto.
Descubra Cómo utilizar una matriz de evaluación de riesgos con plantilla