Cải thiện
Các công cụ giúp bạn cải thiện quy trình để tăng hiệu suất
Bản đồ giải pháp
Lập bản đồ giải pháp là một công cụ quy trình để tạo ý tưởng, giải quyết vấn đề, chia sẻ kiến thức, và các quy trình về giá trị và chiến lược. Đây là một công cụ linh hoạt hỗ trợ một quy trình trong đó các ý tưởng, vấn đề và tình huống khó xử được kiểm tra, giải quyết và thảo luận thông qua sự tham gia của các bên liên quan mong muốn.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
Cách giải quyết vấn đề một cách trực quan bằng cách sử dụng bản đồ giải pháp
Video hướng dẫn:
Sơ đồ tư duy
Bản đồ tư duy là một kỹ thuật mạnh mẽ giúp bạn phát triển và sắp xếp ý tưởng và thông tin một cách trực quan, đồng thời xem xét cách chúng kết hợp với nhau.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
Một cách tiếp cận mạnh mẽ để ghi chú
Video hướng dẫn:
Kỹ thuật Sáu Chiếc Mũ Tư Duy
Sáu chiếc mũ tư duy là một cách để hiểu và khám phá các loại tư duy khác nhau, bằng cách giúp bạn nhìn nhận vấn đề theo sáu cách khác nhau, đồng thời khuyến khích chia sẻ, xem xét và thảo luận các quan điểm khác nhau như một phần của quá trình ra quyết định.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Thúc đẩy cuộc trò chuyện (đội mũ xanh) và yêu cầu nhóm của bạn đưa ra những ý tưởng khác nhau trong mỗi chiếc mũ.
- Mũ trắng: Trình bày sự thật của vấn đề.
- Mũ xanh lá cây: Đưa ra ý tưởng về cách giải quyết vấn đề.
- Mũ vàng: Đánh giá các ý tưởng bằng cách liệt kê lợi ích của chúng.
- Mũ đen: Đánh giá các ý tưởng bằng cách liệt kê những nhược điểm của chúng.
- Mũ đỏ: Tìm hiểu trực giác của mọi người về các phương án thay thế.
- Mũ xanh: Tóm tắt nội dung thảo luận và thống nhất kết luận (người điều phối).
- Xem lại các câu trả lời và tìm những chủ đề chung có thể nhóm lại với nhau.
- Yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn bỏ phiếu cho ba đến năm ý tưởng hàng đầu mà họ muốn thảo luận thêm
Video hướng dẫn:
5S
5S là một phương pháp tổ chức nơi làm việc sử dụng danh sách năm chữ "S". Chữ "S" là viết tắt của "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Chuẩn bị" và "Sẵn sàng". Mục đích là để cải thiện hiệu suất và loại bỏ lãng phí.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Sắp xếp/đơn giản hóa: Xem xét khu vực bạn đang thực hiện 5S và loại bỏ mọi thứ lộn xộn hoặc đồ vật ít khi sử dụng.
- Sắp xếp theo thứ tự: Thiết lập vị trí cho các công cụ và vật liệu hỗ trợ quy trình. Chúng nên được sắp xếp theo thứ tự hợp lý và ở vị trí dễ tiếp cận để mọi người đều có thể lấy.
- Sạch sẽ: Làm sạch và khử trùng nơi làm việc.
- Chuẩn hóa: Tạo ra các quy trình để giữ cho khu vực gọn gàng và sạch sẽ, chẳng hạn như lịch trình vệ sinh hoặc bảo trì thường xuyên để hỗ trợ việc bảo trì.
- Duy trì: Biến 5S thành một phần thường xuyên của quy trình bằng cách hình thành thói quen thực hiện liên tục 4 S đầu tiên.
Video hướng dẫn:
Poka-Yoke (Kiểm tra lỗi)
Poka-yoke là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là "chống sai sót" hoặc "ngăn ngừa lỗi vô ý". Poka-yoke là bất kỳ cơ chế nào trong quy trình giúp tránh sai sót và khuyết điểm bằng cách ngăn ngừa, sửa chữa hoặc thu hút sự chú ý đến lỗi của con người khi chúng xảy ra.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Xác định quy trình hoặc sản phẩm bạn muốn cải thiện.
- Chạy phân tích 5-tại sao hoặc sử dụng Kỹ thuật giải quyết vấn đề A3 để hiểu tại sao quá trình này không thành công hoặc có thể thất bại.
- Chọn giữa phương pháp chặn (tức là quá trình dừng lại nếu bỏ lỡ một giai đoạn) hoặc phương pháp dựa trên sự chú ý (tức là khi có âm thanh cảnh báo).
- Tiếp theo, hãy tinh chỉnh phương pháp của bạn. Quyết định xem phương pháp tiếp xúc (tức là phát hiện dựa trên các thuộc tính vật lý), số lượng hằng số (tức là cảnh báo và báo động), hay phương pháp trình tự (tức là dự án dừng nếu bỏ sót một giai đoạn) là tốt nhất, tùy thuộc vào mục đích của bạn.
- Hãy thử xem nó có hoạt động không.
- Hãy đảm bảo bạn có đủ công cụ và danh sách kiểm tra phù hợp để thực hiện quy trình một cách nhất quán.
- Đào tạo nhóm của bạn thực hiện theo quy trình và sử dụng các công cụ cần thiết.
- Xem xét hiệu suất và cải thiện thêm nếu cần.
Video hướng dẫn:
Kaizen
Kaizen là chiến lược mà nhân viên ở mọi cấp bậc trong công ty cùng nhau chủ động làm việc để đạt được những cải tiến thường xuyên và gia tăng cho quy trình kinh doanh.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Đặt mục tiêu và cung cấp thông tin cơ bản cần thiết.
- Xem xét tình trạng hiện tại và xây dựng kế hoạch cải thiện.
- Thực hiện cải tiến.
- Xem lại và sửa những gì không hiệu quả.
- Báo cáo kết quả và xác định các mục cần theo dõi.
Video hướng dẫn:
Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một biểu đồ thanh hữu ích, minh họa lịch trình dự án, hiển thị các hoạt động, nhiệm vụ hoặc sự kiện theo thời gian. Biểu đồ này cho phép các nhóm dự án xem các hoạt động là gì, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động (cũng như dự án), và thời gian dự kiến kéo dài của từng hoạt động.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Xem lại đường cơ sở phạm vi (tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân chia công việc (WBS) và từ điển WBS) bao gồm 100% phạm vi của dự án.
- Chia nhỏ từng WBS thành các hoạt động và xác định các mốc thời gian và thời hạn quan trọng.
- Sắp xếp các hoạt động theo đúng thứ tự trong khi xác định mối quan hệ chính xác giữa từng hoạt động.
- Ước tính nguồn lực (ví dụ: nhân công, vật liệu, thiết bị).
- Ước tính thời gian (bắt đầu và kết thúc) của mỗi hoạt động.
- Lên lịch trình!
Video hướng dẫn:
Phân tích trường lực
Phân tích trường lực là một công cụ hỗ trợ ra quyết định mà các tổ chức sử dụng để xác định tầm quan trọng, tác động và ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau trước khi triển khai thay đổi trong quy trình kinh doanh. Khi các mục tiêu và mục đích đã được xác định, phương pháp này giúp xác định các giá trị tương ứng cho các lực thúc đẩy thay đổi và các lực cản đối với thay đổi được đề xuất.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Xác định mục tiêu của dự án thay đổi của bạn.
- Xác định và liệt kê tất cả các động lực thúc đẩy sự thay đổi nhằm hỗ trợ kết quả mong muốn của bạn, bao gồm cả động lực bên trong và bên ngoài.
- Xác định và liệt kê các lực lượng hoặc yếu tố cản trở sự thay đổi khiến bạn khó đạt được kết quả mong muốn. Những yếu tố này có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài.
- Gán cho mỗi lực một điểm tác động. Ví dụ, từ một (yếu nhất) đến năm (mạnh nhất) sẽ giúp xác định lực nào có tác động lớn nhất.
- Đề xuất một giải pháp tác động tích cực đến các lực lượng. Làm cho các lực lượng thúc đẩy của bạn mạnh hơn và làm suy yếu các lực lượng kiềm chế của bạn!
Video hướng dẫn:
Bảng phân cảnh
Bảng phân cảnh cũng hữu ích trong việc xây dựng sự đoàn kết và thống nhất của nhóm, và các nhóm sử dụng bảng phân cảnh thường thấy dễ dàng hơn khi đưa ra quyết định.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Viết ra các bước bạn phải thực hiện để đạt được mục tiêu hoặc những gì bạn đang cố gắng đạt được.
- Sắp xếp các bước theo thứ tự.
- Tạo một bảng phân cảnh phụ cho các bước phức tạp hơn của một hành động.
- Khi đưa từng bước vào kịch bản phân cảnh, hãy khuyến khích nhóm của bạn tìm kiếm những "lỗ hổng" hoặc vấn đề trong quá trình này.
Video hướng dẫn:
Kế hoạch truyền thông
Kế hoạch truyền thông là một chiến lược được sử dụng trong quá trình triển khai dự án để tiếp cận đối tượng mục tiêu và cung cấp cho họ những thông tin liên quan có thể ảnh hưởng hoặc không ảnh hưởng đến họ. Kế hoạch truyền thông xác định thông điệp chính cần truyền tải, đối tượng mục tiêu cần tiếp cận và chiến lược truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu đã chọn.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Xác định nhu cầu giao tiếp của bạn.
- Xác định mục tiêu giao tiếp cho nhóm của bạn.
- Xác định các bên liên quan, khách hàng và thành viên nhóm chính.
- Tạo lịch trình giao tiếp cho dự án, trong đó nêu rõ người sẽ giao tiếp là ai, khi nào, bằng phương pháp nào và bởi ai.