Định nghĩa
Các công cụ giúp bạn xác định cơ hội cải thiện
Điều lệ dự án
Hiến chương dự án là một tài liệu nội bộ quan trọng mô tả phạm vi, người tham gia và mục tiêu của một dự án. Nó bao gồm danh sách rõ ràng về trách nhiệm, vai trò và các bên liên quan. Nó thường được xây dựng ngay từ đầu vòng đời dự án và được sử dụng làm điểm tham chiếu trong suốt quá trình phát triển dự án.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Chọn tên dự án.
- Xác định mục đích, mục tiêu, mục đích và thông số kỹ thuật của dự án.
- Thiết lập ngân sách.
- Xác định các sản phẩm phân phối.
- Đánh giá phạm vi và rủi ro.
- Tạo khung thời gian hoặc các mốc quan trọng.
- Liệt kê các bên liên quan chính.
- Phân chia vai trò và trách nhiệm cho nhóm của bạn.
Tìm hiểu thêm về Cách viết một điều lệ dự án thành công
Video hướng dẫn:
Sơ đồ quy trình/Biểu đồ luồng công việc
Sơ đồ quy trình hoặc biểu đồ luồng công việc giúp xác định trực quan luồng hoặc trình tự các sự kiện thực tế trong một quy trình. Nó cho phép nhóm phát hiện những điểm phức tạp, vấn đề, sự dư thừa hoặc các vòng lặp không cần thiết, đồng thời xác định các cơ hội cải tiến để nâng cao hiệu suất.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
Visio, Mural và Excel chỉ là một vài ví dụ về phần mềm cung cấp mẫu tốt để lập sơ đồ quy trình và biểu đồ luồng.
- Xác định quy trình bạn muốn hình dung.
- Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc cho quy trình của bạn.
- Xác định cách thức hoạt động của quy trình và sử dụng hình dạng để xác định các phần chính của quy trình.
- Kết nối các hình dạng để thể hiện luồng công việc.
- Xác định chỗ cần cải thiện và ưu tiên các bước tiếp theo và các hành động cần thực hiện.
Video hướng dẫn:
Phân tích các bên liên quan
Phân tích các bên liên quan là quá trình xác định những người sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án trước khi dự án bắt đầu; nhóm họ theo mức độ tham gia, mối quan tâm và ảnh hưởng của họ đối với dự án; và xác định cách tốt nhất để thu hút và truyền đạt thông tin cho từng nhóm bên liên quan này trong suốt quá trình.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Xác định các bên liên quan bằng cách lập danh sách tất cả các bên liên quan tiềm năng.
- Ưu tiên các bên liên quan bằng cách phân loại họ theo quyền lực và mức độ quan tâm của họ đến hoạt động của bạn.
- Hiểu rõ các bên liên quan bằng cách tìm hiểu cảm nhận của họ về một doanh nghiệp hoặc dự án. Bạn có thể tự hỏi bản thân, nhóm của mình hoặc các bên liên quan những câu hỏi.
- Tạo ma trận phân tích các bên liên quan.
Nhận mẫu phân tích các bên liên quan miễn phí cho Word, Excel, PowerPoint và PDF
Video hướng dẫn:
SIPOC
SIPOC là từ viết tắt của Suppliers (Nhà cung cấp), Inputs (Đầu vào), Process (Quy trình), Outputs (Đầu ra) và Customers (Khách hàng). SIPOC được sử dụng để phác thảo các yếu tố của một quy trình và có thể hỗ trợ việc định nghĩa, cấu trúc và phạm vi của một hệ thống làm việc phức tạp.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Chọn một quy trình: chọn quy trình bạn muốn trực quan hóa bằng sơ đồ SIPOC.
- Xác định quy trình: thay vì hoàn thành sơ đồ SIPOC theo thứ tự, cách dễ nhất thường là bắt đầu với phần “P” và xác định quy trình trước.
- Liệt kê các đầu ra: O
- Xác định khách hàng: C
- Liệt kê các đầu vào: Tôi
- Xác định nhà cung cấp: S
Tìm hiểu về 7 bước để tạo sơ đồ SIPOC trong Six Sigma
Video hướng dẫn:
Ý kiến của khách hàng
Tiếng nói của khách hàng (VOC) có thể được định nghĩa là nhu cầu, mong muốn và kỳ vọng của khách hàng, cả được nêu rõ và không được nêu rõ. Điều này bao gồm cả khách hàng bên ngoài và bên trong. VOC có thể được sử dụng để xác định nhu cầu và vấn đề của khách hàng cũng như nhu cầu kinh doanh.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
Các kỹ thuật VOC phổ biến là:
- Phỏng vấn khách hàng
- Cuộc gọi tư vấn
- Khảo sát khách hàng hoặc bên liên quan trực tuyến
- Hỗ trợ trực tuyến
- Đánh giá của khách
- Khảo sát trực tiếp
- Nhóm tập trung
- Biểu mẫu phản hồi chuyên dụng
Video hướng dẫn:
RASCI
RASCI là từ viết tắt bắt nguồn từ năm tiêu chí chính thường được sử dụng nhất: Có trách nhiệm, Có trách nhiệm giải trình, Hỗ trợ, Được tham vấn và Được thông báo.
Nó giúp bạn theo dõi các vai trò và nhiệm vụ khác nhau cần thiết để hoàn thành một dự án, nhiệm vụ hoặc quy trình. Các nhà quản lý dự án sử dụng khuôn khổ này để phân công trách nhiệm và xác định cách mỗi thành viên trong nhóm có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Xác định mục tiêu và ưu tiên chung của dự án.
- Chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các mục tiêu và nhiệm vụ nhỏ hơn.
- Liệt kê tất cả các nhiệm vụ theo thứ tự thời gian.
- Xác định các nhóm, phòng ban hoặc cá nhân sẽ tham gia vào bất kỳ giai đoạn nào của dự án.
Video hướng dẫn:
Sơ đồ mối quan hệ
Biểu đồ quan hệ là một công cụ kinh doanh được sử dụng để sắp xếp ý tưởng và dữ liệu và thường được sử dụng trong các buổi động não để tìm ra ý tưởng.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Ghi ý tưởng vào giấy nhớ.
- Phân loại ý tưởng theo chủ đề.
- Tiêu đề Nhóm theo chủ đề.
- Phát triển giải pháp.
Tìm hiểu về Biểu đồ ái lực và Tổ chức thông tin và ý tưởng thành các chủ đề chung
Video hướng dẫn:
Ma trận đánh giá rủi ro
Ma trận đánh giá rủi ro giúp các nhóm dự đoán các vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án hoặc nỗ lực cải tiến liên tục, từ đó lập kế hoạch hiệu quả để khắc phục nếu có. Ma trận đánh giá rủi ro đo lường các rủi ro tiềm ẩn dựa trên khả năng xảy ra (hoặc xác suất) rủi ro, và hậu quả (hoặc tác động) của nó đối với dự án nếu có.
Cách sử dụng và các nguồn tài nguyên hữu ích:
- Xác định những rủi ro liên quan đến dự án của bạn.
- Xác định và xác định tiêu chí rủi ro cho dự án của bạn.
- Phân tích những rủi ro bạn đã xác định.
- Xếp hạng mức độ rủi ro và lập kế hoạch hành động trong trường hợp chúng phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Tìm hiểu về Cách sử dụng Ma trận đánh giá rủi ro có mẫu