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改善

幫助您改善流程以提高效能的工具

解決方案映射

解決方案圖譜是一種用於創意構思、問題解決、知識共享以及價值和策略流程的流程工具。它是一種靈活的工具，可支援透過目標利害關係人的參與，對創意、問題和困境進行測試、解決和討論。

如何使用它以及有用的資源：

如何使用解決方案圖直觀地解決問題

教學影片：

思維導圖

心智圖是一種強大的技術，可以幫助您直觀地開發和組織想法和訊息，並了解它們如何組合在一起。

如何使用它以及有用的資源：

有效的筆記方法

教學影片：

六頂思考帽技巧

六頂思考帽是一種理解和探索不同類型思維的方式，它讓你以六種不同的方式看待問題，同時鼓勵在決策過程中分享、檢視和討論不同的觀點。

如何使用它以及有用的資源：

  1. 促進對話（戴著藍色帽子），讓你的團隊在每頂帽子內集思廣益，提出不同的想法。
    1. 白帽子：提出問題的事實。
    2. 綠帽：提出如何解決問題的想法。
    3. 黃帽：透過列出想法的好處來評估想法。
    4. 黑帽：透過列出缺點來評估想法。
    5. 紅帽：了解每個人對替代方案的直覺。
    6. 藍帽子：總結討論並同意結論（主持人）。
  2. 查看答案並尋找可以歸為一類的共同主題。
  3. 讓你的團隊成員投票選出他們最想進一步討論的三到五個想法
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5S

5S 是一種工作場所組織方法，使用五個“S”字母。 S 分別代表「整理 (sort)」、「井然有序 (set in order)」、「清潔 (shine)」、「標準化 (standardize)」和「維持 (sustain)」。其目的是提高效率並消除浪費。

如何使用它以及有用的資源：

  1. 分類/簡化：檢查您正在進行 5S 的區域並清除所有雜物或很少使用的物品。
  2. 擺放整齊：為流程所需的工具和材料建立存放位置。這些工具和材料應擺放在合理的位置，方便所有人取用。
  3. 清潔：清潔並消毒工作場所。
  4. 標準化：建立流程以保持區域整潔，例如定期清潔或維護計畫以協助維護。
  5. 維持：透過養成不斷實施前 5S 的習慣，使 4S 成為流程的常規部分。
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防錯法（Poka-Yoke）

Poka-yoke 是一個日文術語，意為「防錯」或「預防無意錯誤」。 Poka-yoke 是指流程中任何一種透過預防、修正或在人為錯誤發生時提醒注意來幫助避免錯誤和缺陷的機制。

如何使用它以及有用的資源：

  1. 隔離您想要改進的流程或產品。
  2. 運行 5 個原因分析或使用 A3問題解決技巧 了解流程失敗或可能失敗的原因。
  3. 選擇採取關閉方法（即，如果錯過某個階段，則流程停止）或基於注意力的方法（即，當警報或警告響起時）。
  4. 接下來，完善你的方法。根據你的目標，決定是接觸式偵測（即基於物理屬性的偵測）、固定次數偵測（即警告和警報）還是順序式偵測（即錯過某個階段就停止專案）最佳。
  5. 測試它看看它是否有效。
  6. 確保您擁有正確的工具和清單，以便始終如一地遵循該流程。
  7. 培訓您的團隊遵循流程並使用必要的工具。
  8. 審查績效並根據需要進一步改進。
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持續改善

改善是一種策略，公司各級員工積極合作，實現業務流程的定期、漸進式改善。

如何使用它以及有用的資源：

  1. 設定目標並提供任何必要的背景。
  2. 審查當前狀況並制定改進計劃。
  3. 實施改進。
  4. 檢查並修復無效的部分。
  5. 報告結果並確定任何後續項目。
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甘特圖

甘特圖是一種實用的長條圖，用於展示專案進度，並按時間順序展示活動、任務或事件。它使專案團隊能夠查看活動內容、每個活動（以及專案）的開始和結束時間，以及每個活動的規劃持續時間。

如何使用它以及有用的資源：

  1. 審查包含 100% 專案範圍的範圍基準（範圍說明、工作分解結構 (WBS) 和 WBS 字典）。
  2. 將每個 WBS 分解為活動並確定重要的里程碑和截止日期。
  3. 依照正確的順序對活動進行排序，同時確定每個活動之間的正確關係。
  4. 估算資源（即勞力、材料、設備）。
  5. 估計每項活動的持續時間（開始和結束）。
  6. 制定時間表！
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力場分析

力場分析是一種決策工具，組織在實施業務流程變更之前，利用它來確定各種因素的重要性、衝擊力和影響力。一旦確定了目標，這種方法就能幫助組織為推動變革的力量和阻礙變革的力量賦予相應的價值。

如何使用它以及有用的資源：

  1. 定義變更項目的目標。
  2. 確定並列出所有支持您期望的預期結果的變革驅動力，包括內部和外部力量。
  3. 辨識並列出阻礙改變的力量或因素，這些力量或因素會使你更難實現預期結果。這些力量或因素可以是內在的，也可以是外在的。
  4. 為每種力量分配一個影響力分數。例如，從1（最弱）到5（最強）的分數將有助於顯示哪些力量的影響力最大。
  5. 提出一個解決方案來積極地影響這些力量。增強你的驅動力，削弱你的約束力！
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故事板

故事板對於建立團隊團結和共識也很有用，使用故事板的團隊往往更容易做出決策。

如何使用它以及有用的資源：

  1. 寫下實現目標或想要實現的目標所必須採取的步驟。
  2. 按照順序排列你的步驟。
  3. 為動作中涉及的更多步驟建立子級故事板。
  4. 當每個步驟都放入故事板時，鼓勵您的團隊尋找過程中的「漏洞」或問題。
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溝通計劃

溝通計畫是專案實施過程中用於聯繫目標受眾並告知其可能影響或不影響其相關資訊的策略。它定義了需要傳達的主要訊息、需要觸達的目標受眾，以及如何將訊息傳遞給特定受眾的策略。

如何使用它以及有用的資源：

  1. 確定您的溝通需求。
  2. 確定團隊的溝通目標。
  3. 確定關鍵利害關係人、客戶和團隊成員。
  4. 為專案創建一個溝通時間表，概述與誰溝通、何時溝通、以何種方式溝通以及由誰溝通。
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